Konvent der Fachschaften
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Fachschaften

Verwaltung der Fachschaftsetats

Den Fachschaften werden ihre Haushaltsmittel zur selbstständigen Verwendung zugewiesen. Die Höhe der Fachschaftsetats hängt von der Zahl der Studierenden ab, die von einer Fachschaft vertreten werden.

Die Höhe eures aktuellen Etats könnt ihr bei der Geschäftsführung erfragen geschaeftsfuehrung@stuve.lmu.de

Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Auszahlungsbelege wird durch zwei Mitglieder der Fachschaftsvertretung (Finanzer) bestätigt. Diese werden in der Regel nach der Hochschulwahl von jeder Fachschaftsvertretung benannt. Hierzu füllt ihr die Feststellungsbefugnis aus und gebt sie bei uns im Sekretariat ab (Öffnungszeiten siehe Kontakt). Die Fachschaftsvertretung kann die Feststellbefugnis jederzeit neu vergeben.

Rechnungen einreichen bzw. Kosten erstatten

Es können sowohl Rechnungen direkt gegenüber einer Firma beglichen werden (Rechnung muss vorliegen, eine Bestellbestätigung genügt nicht), als auch einer in Vorleistung getretenen Person Kosten erstattet werden.

Rechnungen bringt ihr bitte in unserem Sekretariat vorbei. Achtet auf ein aureichendes Zahlungsziel, Mahngebühren werden nicht übernommen. Die Rechnung muss mit der Bemerkung "sachlich und rechnerisch richtig" versehen und von einer Person mit Feststellbefugnis unterzeichnet werden.

Bei Erstattung von Kosten muss neben der Rechnung auch ein Zahlungsbeleg vorgelegt werden (z.B. Kontoauszug oder Quittung). Nutzt bitte unser Abrechnungsformular, damit ihr keine Angaben vergesst. WICHTIG: Der Zahlungsempfänger (Kontoinhaber) darf nicht gleich dem Finanzer sein, der die sachliche und rechnerische Richtigkeit feststellt.

Bringt eure Belege bitte zeitnah, damit der Arbeitsaufwand gegen Jahresende beherschbar bleibt! Für Kosten die bis zum 30.06. angefallen sind, ist der 15.09. die Deadline zur Abrechnung. Kosten die nach dem 30.06. anfallen können bis zum 30.11. erstattet werden. Im Dezember können aufgrund des Buchungsschlusses keine Kosten erstattet werden (wieder ab Januar aus dem Etat des neuen Jahres möglich).

Sonderfall Verpflegung:

Getränke und Speisen für Veranstaltungen (z.B. Fachschaftswochenende, Ersti-Fahrt, Ersti-Frühstück, ...) können nur bis zu einer Obergrenze von 2,50 € pro Person abgerechnet werden. Bei großen Veranstaltungen empfiehlt sich als Beweis eine Teilnehmerliste.

Sonderfall Reisekosten:

Grundsätzlich werden nur Bahnfahrten (oder Fernbusse) in der zweiten Klasse erstattet. Ist die Fahrt mit einem privat PKW geplant, wendet euch vorher an die Geschäftsführung geschaeftsfuehrung@stuve.uni-muenchen.de.

Reicht vor eurer Reise bitte rechtzeitig (spätestens drei Arbeitstage vor der Reise) einen Antrag auf Dienstreisegenehmigung in unserem Sekretariat ein. Füllt zur Erstattung der Reisekosten den Reisekostenantrag aus und legt die Bahntickets bei. Unsere Sekretärin hilft euch gerne beim Ausfüllen.

Sonderfall hohe Summen (mehr als 1000 €):

Bei Rechnungssummen von mehr als 1000 € müssen bei der Erstattung der Kosten mindestens zwei weitere Angebote über die identsiche Dienstleistung/Produkt vorgelgt werden, die einen höheren Preis ausweisen.