Fachschaften
Verwaltung der Fachschaftsetats
Den Fachschaften werden ihre Haushaltsmittel zur selbstständigen Verwendung zugewiesen. Die Höhe der Fachschaftsetats hängt von der Zahl der Studierenden ab, die von einer Fachschaft vertreten werden.
Die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Auszahlungsbelege wird durch zwei Mitglieder der Fachschaftsvertretung (Finanzer*in) bestätigt. Diese werden in der Regel nach der Hochschulwahl von jeder Fachschaftsvertretung benannt. Hierzu füllt ihr die Feststellungsbefugnis aus und gebt sie bei uns im Sekretariat ab (Öffnungszeiten und Kontakt). Die Fachschaftsvertretung kann die Feststellbefugnis jederzeit neu vergeben.
Finanzen: Schritt für Schritt
1. Anfrage bei Frau Ungermann/ der Geschäftsführung
Bitte fragt als erstes formlos bei Frau Ungermann ungermann@stuve.uni-muenchen.de an. Sie kann euch den aktuellen Etat nennen und euch bei der Verausgabung der Mittel beraten.
2. Rechnungen einreichen bzw. Kosten erstatten
Es können sowohl Rechnungen direkt gegenüber einer Firma beglichen werden (Rechnung muss vorliegen, eine Bestellbestätigung genügt nicht), als auch einer in Vorleistung getretenen Person Kosten erstattet werden.
Rechnungen müssen in unserem Sekretariat abgegeben werden (Kontakt und Öffnungszeiten). Mahngebühren werden nicht übernommen. Die Rechnung muss mit der Bemerkung "sachlich und rechnerisch richtig" versehen und von einer Person mit Feststellbefugnis unterzeichnet werden.
Bei Erstattung von Kosten muss neben der Rechnung auch ein Zahlungsbeleg vorgelegt werden (bspw. Kontoauszug, Quittung). Nutzt hierzu bitte unser Abrechnungsformular, damit ihr keine Angaben vergesst. WICHTIG: Der*Die Zahlungsempfänger*in (Kontoinhaber*in) darf nicht gleich dem*r Finanzer*in sein, der*die die sachliche und rechnerische Richtigkeit feststellt.
Hinweis: Die Belege sollten zeitnah abgegeben werden, damit der Arbeitsaufwand zum Jahresende beherschbar bleibt. Für Kosten, die bis zum 30.06. angefallen sind, ist der 15.09. die Deadline zur Abrechnung. Kosten, die nach dem 30.06. anfallen, können bis zum 14.11.23 erstattet werden. Im Dezember können aufgrund des Buchungsschlusses keine Kosten aus dem Laufenden Geschäftsjahr erstattet werden.
Sonderfälle
Verpflegung
Getränke und Speisen für Veranstaltungen können nur bis zu einer Obergrenze von 2,50 € pro Person abgerechnet werden; bei mehrtägigen bzw. größeren Veranstaltungen können auch etwas höhere Summen verausgabt werden. Es empfiehlt sich als Beweis eine Teilnehmer*innenliste. Alkoholische Getränke können grundstätzlich nicht abgerechnet werden. Genauere Informationen erhaltet ihr von der Geschäftsführung bzw. dem Sekretariat (Öffnungszeiten und Kontakt).
Reisekosten
Grundsätzlich werden nur Bahnfahrten (oder Fernbusse) in der zweiten Klasse erstattet. Ist die Fahrt mit einem privaten PKW geplant, wendet euch vorher an Frau Ungermann (ungermann@stuve.uni-muenchen.de).
Auf Reisekosten ist obiges Verfahren ebenfalls anzuwenden. Zusätzlich muss, sobald die Haushaltsmittel durch den Konvent der Fachschaften bewilligt wurden, ein Dienstreiseantrag bei Frau Ungermann gestellt werden, damit Versicherungsschutz besteht. Reicht den Antrag bitte rechtzeitig (spätestens drei Arbeitstage vor der Reise) in unserem Sekretariat (Kontakt und Öffnungszeiten) ein. Füllt zur Erstattung der Reisekosten den Reisekostenantrag aus und legt die Bahntickets bei. Unser Sekretariat unterstützt euch gerne.
Hohe Summen (mehr als 1000,00 €)
Bei Rechnungssummen von mehr als 1000,00 € müssen bei der Erstattung der Kosten mindestens zwei weitere Angebote über die identische Dienstleistung/Produkt vorgelegt werden, die einen höheren Preis ausweisen. Eine allgemeine Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen ist dabei stets empfehlenswert. Eine vorherige Absprache mit der Frau Ungermann ist empfehlenswert.
